Lege behandelstoelen kosten geld
Een patiënt die niet komt opdagen bezet een plek die een andere patiënt had kunnen gebruiken. Bij klinieken is dit extra problematisch omdat behandelingen vaak 30 tot 60 minuten duren en niet makkelijk op het laatste moment worden ingevuld. Een gemiddelde behandeling van 80 tot 200 euro die niet doorgaat, is direct verloren omzet.
Bij drie no-shows per week en een gemiddelde van 120 euro per behandeling loopt het verlies op tot bijna 19.000 euro per jaar. Voor een kliniek met meerdere behandelaren verdubbelt of verdrievoudigt dat bedrag.
Waarom patiënten niet verschijnen
De meest voorkomende reden is simpelweg vergeten. Afspraken die weken van tevoren worden ingepland, verdwijnen uit het geheugen. Andere factoren: angst voor de behandeling (vooral bij cosmetische of tandheelkundige ingrepen), verandering in klachten waardoor de urgentie wegvalt, of logistieke problemen zoals vervoer of kinderopvang.
Bij klinieken speelt ook de wachttijd een rol. Als er vier weken zit tussen boeking en afspraak, is de kans op een no-show aanzienlijk groter dan bij een wachttijd van een week.
Wat aantoonbaar werkt
Dubbele herinnering via WhatsApp. 48 uur van tevoren een bericht met datum, tijd en voorbereidingsinstructies. Nogmaals 3 uur van tevoren: "Uw afspraak is vandaag om [tijd]." Dit vermindert no-shows met 40 tot 60 procent. Een AI telefonist automatiseert dit volledig.
Online wijzigen en annuleren. Geef patiënten een link waarmee ze zelf kunnen verzetten of annuleren. Liever een annulering dan een no-show. Met een chatbot op je website maak je dit 24/7 mogelijk.
Wachtlijst-systeem. Houd een lijst bij van patiënten die eerder willen komen. Bij een annulering vul je het gat direct op. Zo minimaliseer je het omzetverlies.
Vooraf betalen of aanbetaling. Bij duurdere behandelingen is een aanbetaling redelijk. Patiënten die vooruit betalen, verschijnen vrijwel altijd.
Begin met de herinnering, dat levert het snelste resultaat. Vraag een gratis scan aan om te zien welke aanpak het meest oplevert voor jouw kliniek.